2026. szeptember 1-jétől új szabályok vonatkoznak Szlovákiában az okiratok másolatának és az aláírásoknak a hitelesítésére. A változások a községi és városi hivatalok ügyfélfogadását is érintik, ezért különösen fontos tudni, hogy milyen dokumentumot vihetünk hitelesítésre, és melyek azok az okiratok, amelyekről a hivatal többé nem készíthet hitelesített másolatot.
Az új szabályozás célja elsősorban a visszaélések és az okmányhamisítás lehetőségének csökkentése. Emiatt bizonyos, személyazonosításra vagy más fontos jogosultság igazolására szolgáló okmányok másolatát a községi hivatal már nem hitelesítheti.
Ezekről az okmányokról nem készülhet hitelesített másolat
A tilalom elsősorban azokra a dokumentumokra vonatkozik, amelyek önmagukban is alkalmasak lehetnek a tulajdonos azonosítására vagy valamilyen jog, jogosultság igazolására.
A községi hivatal például nem hitelesítheti a személyi igazolvány, az útlevél vagy más fényképes személyazonosító okmány másolatát. Ugyancsak nem készíthető hitelesített másolat az egészségbiztosítási kártyáról, a vezetői engedélyről, a fegyvertartási engedélyről, valamint a gépjármű forgalmi engedélyéről és műszaki igazolványáról sem.
Ennek oka egyszerű: egy hivatalosan hitelesített másolat sok esetben nagyobb bizalmat kelthet, ezért illetéktelen személyek megpróbálhatnák azt eredeti okmány helyett felhasználni. Az ilyen okiratok esetében a törvény ezért inkább azt az elvet követi, hogy szükség esetén az eredeti dokumentumot kell bemutatni, vagy az adott ügyet az erre illetékes hatóságnál kell intézni.
Nem minden bizonyítvány és diploma esik tilalom alá
Az elmúlt napokban több helyen olyan információ jelent meg, hogy szeptember 1-jétől a községi hivatalok már semmilyen bizonyítvány vagy diploma másolatát nem hitelesíthetik. Ez így általánosságban nem igaz.
A döntő szempont az, hogy maga az adott okirat megfelel-e a törvényben meghatározott feltételeknek. Problémát jelenthet például, ha a dokumentum olyan különleges biztonsági elemet tartalmaz, amelynek funkciója a másolat elkészítésekor megszűnik vagy sérül.
Ezért előfordulhat, hogy két különböző időpontban kiállított bizonyítványt vagy diplomát nem ugyanúgy kezelnek. Egy régebbi, hagyományos formátumú iskolai bizonyítvány másolatának hitelesítése lehetséges lehet, míg egy korszerűbb, különleges biztonsági elemekkel ellátott okirat esetében a hivatal elutasíthatja a kérelmet.
A legbiztosabb megoldás tehát az, ha az ügyfél előzetesen telefonon vagy személyesen érdeklődik a községi hivatalban.
Fontos: egyszerű fénymásolat nem elegendő
A hitelesített másolat elkészítéséhez nem elég egy már korábban elkészített fénymásolatot beadni.
Az ügyfélnek az eredeti okiratot kell bemutatnia, vagy olyan másolatot, amelyet korábban már hivatalosan hitelesítettek. A hitelesítést végző hivatal ezek alapján ellenőrzi, hogy a bemutatott másolat valóban megegyezik-e az eredeti dokumentummal.
Ezért érdemes az ügyintézés előtt ellenőrizni, hogy az eredeti okirat nálunk van-e. Ha csak egy egyszerű fénymásolatot viszünk magunkkal, a hivatal nem készíthet belőle újabb hitelesített másolatot.
Az aláírás hitelesítésénél is van változás
Az új szabályok az aláírások hitelesítését is érintik. A hitelesítési záradékban ezentúl a hitelesítés pontos időpontját is fel kell tüntetni.
A hitelesítés időpontjának az számít, amikor az ügyfél aláírja a hitelesítési könyvet. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy az ügyintézés pontos ideje hivatalosan is a dokumentáció részévé válik.
Fontos továbbá, hogy az aláírást – ha annak hitelességét a hivatal tanúsítja – az előírt eljárás szerint kell megtenni. Érdemes ezért előzetesen érdeklődni arról is, hogy az adott dokumentumot a hivatalban kell-e aláírni, vagy a már korábban aláírt okirat is elfogadható.
A hivatalon kívül is elvégezhető a hitelesítés
Az új szabályozás bizonyos esetekben rugalmasabb megoldást is lehetővé tesz. A község az aláírás hitelesítését nemcsak a községi hivatal helyiségeiben, hanem – a község területén belül – más megfelelő helyszínen is elvégezheti.
Ez különösen fontos lehet azoknak az idősebb vagy mozgásukban korlátozott embereknek, akik egészségi vagy egyéb okból nehezen tudnak személyesen eljutni a hivatalba.
A törvény lehetőséget biztosít arra is, hogy különleges körülmények között, például büntetés-végrehajtási intézetben vagy vizsgálati fogságban lévő személy esetében is elvégezzék az aláírás hitelesítését.
Az azonban fontos, hogy a hivatalon kívüli hitelesítés nem feltétlenül automatikus szolgáltatás. A konkrét lehetőségekről és feltételekről minden esetben az adott községnél vagy városnál kell érdeklődni.
Többoldalas dokumentumoknál is változik az eljárás
Ha a hitelesítendő okirat több lapból áll, a lapokat az előírt módon össze kell kapcsolni. A hitelesítést végző személy a dokumentum oldalait a szlovák állami zászló színeinek megfelelő trikolór zsinórral fűzi össze, majd annak végeit leragasztja és hivatalos bélyegzővel látja el.
Ennek célja, hogy a dokumentum egyes oldalait később ne lehessen kicserélni, hozzátenni vagy eltávolítani anélkül, hogy az a hitelesítésen láthatóvá válna.
Mit érdemes megtenni indulás előtt?
Az új szabályok miatt érdemes egy rövid telefonhívással megelőzni a felesleges utazást és várakozást. Különösen akkor, ha bizonytalanok vagyunk abban, hogy egy bizonyítvány, diploma vagy más különleges okirat másolata hitelesíthető-e.
Indulás előtt célszerű ellenőrizni, hogy:
- magunkkal visszük-e az eredeti okiratot,
- a dokumentum egyáltalán hitelesíthető-e a községi hivatalban,
- szükséges-e előzetes időpont-egyeztetés,
- illetve van-e lehetőség arra, hogy indokolt esetben az aláírás hitelesítését a hivatalon kívül végezzék el.
Az új szabályok legfontosabb üzenete tehát az, hogy nem minden dokumentumról készíthető hitelesített másolat, és az egyszerű fénymásolat már önmagában nem elegendő a hitelesítéshez. A bizonyítványok és diplomák esetében pedig nem általános tilalomról van szó: mindig az adott okirat jellege és biztonsági elemei alapján kell eldönteni, hogy a másolata hitelesíthető-e.
A bizonytalanság elkerülése érdekében továbbra is a legegyszerűbb megoldás, ha az ügyintézés előtt közvetlenül az illetékes községi vagy városi hivatalnál érdeklődünk.
